隨著企業挑戰的日益多元，專案管理成為企業開發新產品、改善服務流程的管理工具。
然而，由於執行時的複雜性以及不確定性，讓專案領導人吃足苦頭。
解決部門間的本位主義，進而培養人員系統思考以及問題解決能力，方能跨越專案高牆。
文／葉庭志
擔任國內知名連鎖3C賣場旗艦店的店長的書豪，從賣場銷售員開始做起，憑藉著其優異的銷售業績，一路晉升，他的座右銘︰『沒有賣不出的商品，只有不懂如何賣出的銷售人員。』
如今，書豪帶戰功坐大位，公司董事會決定培養他成為未來高階經理人，以協助拓展大陸業務。
在過年後書豪榮升成為總經理室的專案經理，負責推動各項重要的『專案計畫』。
沒想到，新工作卻讓Top Sales面臨職場上最大的挫折。
原來，書豪負責的是全公司「ERP系統導入專案」計畫，除了要了解全公司所有與營運相關的作業流、金流、資訊流等營運流程之外，系統導入過程中與IT部門的進度追蹤，現有流程的改善、預算的管控等，都是屬於他的工作範圍。
『沒想到做專案那麼複雜，幾乎什麼都要管，部門協辦窗口又不願配合，我還是跟主管報告一下，回到我擅長的業務單位衝業績，這樣對公司的幫助還比較大，自己也比較開心。』
每當書豪執行不順利時，心中就會這般犯嘀咕。
4特性掌握專案工具
最有效率的管理方式，是組織的運作都能依照企業主所訂定的商業模式以及組織制度來運作，一般同仁只要照著公司訂定的遊戲規則，就可以協助企業營運獲利。
然而隨著組織內外環境的競爭與變化，企業所面對的任務與挑戰也日益多元，組織的機能也須隨著環境的變化而調整，因此專案管理已經成為企業用來開發新產品、改善產品／服務／流程品質，跨部門資源整合等調整組織機能的管理工具。
也因為專案執行本身的複雜性以及不確定性，企業將專案管理視為是培養企業高階主管的重要能力之一，但是也由於它的複雜性，讓大部分剛接手專案工作的同仁吃足了苦頭。
如何有系統地做好專案管理，培養同仁系統思考以及問題解決能力，是目前企業在推動專案管理最大的課題。
在介紹如何進行專案管理之前，我們要先定義清楚什麼叫做專案。
根據專案管理協會（Project Management Institute, PMI）對專案的定義，專案是一種暫時性的努力，以創造出一項獨一無二的產品或服務。
由此定義我們可以知道，大如蓋一棟台北101大樓，小則幫企業訂定差假制度，都可以算是專案的某一種類型。
專案具有以下4種特性：
1.複雜性：專案的執行往往需要不同的專業需求，很少人可以憑藉著一己之力
可以完成。
所以專案領導者除了本身需要具備特定的專業能力之外，還要懂得系統思考的技法，站在全面性的高度來思考問題，並且懂得運用其他專業的人力資源，協助完成專案。
2.暫時性：專案之所以稱之為專案，是因為它有別於一般組織例行性工作，它
是因為達到組織特定性目標而成立的專門計畫案。
因此在專案成立之際，必須要有很清楚的目標、期程、預算。並時時檢討專案進度是否達到預期目標。
待專案目標達成之後，專案工作也隨之結束，並不像例行性公做那樣有一定的週期、標準化的模式。
3.獨特性：專案工作通常很少有先例可循，所以專案人員在執行專案時一開始都會重新歸零思考。
了解專案的目地是什麼？
從目的來思考專案完成的方法。
4.不可預期性：專案大多為跨部門、跨功能、跨專長領域的工作，這些工作往往需要不同專長背景的夥伴一同協力完成專案目標，但卻往往由於組織內部各單位的本位主義很難將各部門的資源進行有效地整合與運用，進而造成專案執行的不確定性。
【完整內容請見《能力雜誌》2010年11月號，非經同意不得轉載、刊登】 | 
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