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一次讀懂‧專案管理》以全盤視野，掌控專案全程
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專案經理必須融合各領域的知識，應用在五大流程中，對每件事「為什麼要做」「該做什麼」「要怎麼做」有通盤了解，才能確保所有工作都能做到位、不出錯。
專案要成功，需要專案經理（PM，project manager）的縝密規畫、徹底執行與嚴密控管，以求在交期、品質與成本間取得最佳平衡。
要做好這件事，專案經理必須融合專案管理各知識領域的知識，應用在五大流程中，對每件事「為什麼要做」「該做什麼」「要怎麼做」有通盤了解，才能確保所有工作都能做到位、不出錯。
專案牽一髮動全身，不可視為獨立事件
這項「協調專案各項活動」的任務，在專案管理稱之為「專案整合管理」（Project IntegrationManagement），也就是藉由釐清專案管理與執行的架構、說明各項管理活動之間的關係，協調各個不同的知識領域，將專案管理五大流程及其各項子流程結合起來，成為一整個連續而緊密的系統，以達成專案目標，並滿足專案利害關係人的需求。
它是專案經理能否成功管理專案的第一道門檻，也是決定專案成敗的關鍵。
專案整合管理之所以如此重要，是因為一項專案在實際執行時，各項活動與流程都不可能獨立於他者之外，必定會彼此影響與牽連。
專案經理若未能以「整合全局」的心態主事，只將各項工作視為「獨立事件」來思考與管理，很容易便會忽略許多隱藏性的問題，導致計畫在進入執行階段時，必須不斷地修正，甚至是決策難以落實的情形。
舉例來說，在一個資料庫系統的建置專案中，若打算增加資料庫的容量，絕不是增加硬體預算，多買兩顆硬碟就可以打發，還必須考量硬體相容性、程式改寫、預算排擠等問題；而這些工作便牽涉了成本、時程、風險等不同專案知識領域的內容。
因此，在擬定、甚或變更任何計畫之前，專案經理都要以整體的視野，確認各項活動的影響範圍，利用如「實獲值管理」（Earn Value Management）等工具，掌握對專案品質影響甚鉅的範圍、成本和時間這三大要素，做好通盤考量，以做出最佳決策。
貫穿五大流程，整合所有專案活動
相對於專案管理的其他知識領域，整合管理由於必須「整合專案所有內容」，因此其工作顯得非常龐大複雜。根據國際專案管理學會（PMI，Project Management Institute）的定義，專案整合管理依照專案的5個流程，主要包含以下6項工作：
■起始階段：1 . 發展專案章程（Develop Project Charter）
「專案章程」指的是「核准此一專案，並授予專案經理合法分配與運用組織資源的權力，來達成專案目標」的正式文件。
「發展專案章程」就是將專案的需求與目標，「文件化」為合約、專案工作說明書等，再經由專案發起人認可，專案經理便可獲得向組織其他部門取得資源的合法性，正式啟動專案。
■規畫階段：2.發展專案管理計畫書（Develop Project Management Plan）
「專案管理計畫書」是用以定義專案該如何執行、監控與結案的說明文件。在制訂過程中，專案經理必須對必要的各項活動進行定義與整合，並協調各項子計畫，例如範圍管理、時間管理、成本管理、風險管理等等，使之成為完整且可執行的專案管理母計畫。
■執行階段：3.指導及管理專案執行（Direct and Manage Project Execution）
「指導及管理專案執行」是指，由專案經理和團隊成員負責執行專案管理計畫，完成各項專案工作。在過程中，專案經理除了必須帶領團隊成員，漸次產出具體的產品或服務，還必須評估專案執行的績效，製作工作績效資訊表。
此外，若遇到無法順利執行專案或發生作業問題，專案經理亦可提出變更請求，或進行糾正措施。
■監控階段：4.監控專案工作（Monitor and Control Project Work）
專案團隊在執行計畫的整個過程中，必須進行持續性的監控，以了解專案執行的績效，其行動可分為「預防」和「改善」兩部分：針對潛在問題，採取有效的預防措施；若發現錯誤已發生，則必須採取適當的補救措施。
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銷售祕技》洞察4種行為風格，了解顧客為什麼不喜歡你？
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相信絕大多數業務員都碰過與自己「一拍即合」或「不對盤」的顧客，碰到前者往往能順利成交，讓人信心滿滿；碰到後者則通常令人心生挫折。
然而，每個人原本就各有不同的行為風格，因此業務員若能試著了解自己與顧客的行事風格，不但可以更精確地了解顧客的喜好、避免自己因為與某些顧客「總是談不攏」而自信受損，甚至還可以藉由調整自己態度與做法，嘗試去說服先前不太可能成交的顧客。
被《銷售與行銷》（Sales and Marketing Magazine）雜誌選為全美前25名銷售高手的吉姆．瑞爾森（Jim Ryerson），在《Top Sales百日魔鬼訓練營》（First 100 Days of Selling）一書中，提及業務員可以透過簡單的步驟，確認自己與顧客的行為風格。
業務員如果要了解自己，可以先回答以下兩個問題：
問題1：你的個性是外向或內向？如果你不確定，問問別人如何看待你。
問題2：你比較注重工作與細節，或是比較注重人？同樣地，如果你不確定，問問別人如何看待你。
接著再根據這兩個問題的答案，指出自己的主要行為風格，以及伴隨著該風格而來的決策制訂方式。
確認自己的行為風格之後，業務員還必須針對以下兩個問題進行觀察，以確認「顧客」（包括既有與潛在顧客）的行為風格。
第一項觀察是，對方的個性是外向或內向。
這通常是比較容易進行的觀察：外向者
個性外放、合群、熱情、多話、果斷、容易相處、主動；內向者低調、慎重、喜怒較不形於色、安靜、害羞、矜持、深思熟慮。
第二項觀察是，對方比較注重工作與細節，或是比較以人為導向。
這則是較難進行的觀察：以工作與細節為導向者忙碌、重分析、會提出問題、做事仔細、思慮周到、井然有序；以人為導向者為人友善、喜歡合作、溫暖、和藹可親、容易相處。
D主導者／驅動型（Dominant / Driver）：果決、缺乏耐心、負責、會計算風險、具競爭性。
I影響者／表達型（Influencer / Expressive）：衝動、追求流行、情緒化、信任他人、熱情。
S安定者／穩定型（Steady / Steadiness）：（與過去的決定）一致、有耐心、喜怒不形於色、慎重、注重安全。
C順從者／分析型（Compliant / Analytical）：小心謹慎、要求嚴格、注重細節、有系統。
確認自己的行為風格之後，業務員還必須針對以下兩個問題進行觀察，以確認「顧客」（包括既有與潛在顧客）的行為風格。
根據以上兩份性格清單，你可以試著透過電話、面對面或其他方式，觀察潛在顧客的特質，並且試著聯繫一些較為冷淡的潛在客戶（尤其是那些你從不指望可以拿到生意的對象），聽聽他們說話的方式、語音信箱中的問候辭、接聽電話時流露出多少情緒、如何提出問題、需要多少資訊及細節、聽起來樂觀或悲觀，以及他們是否會緊迫盯人且缺乏耐性？
顧客同樣也具有前述4種行為風格：
主導者／驅動型：反映身分的辦公室（參與知名的委員會／牆上掛著獎牌）、忙碌、主動開啟談話、直言不諱、開門見山。
影響者／表達型：辦公室內掛著「體驗」照片（滑雪、登山、高球、團體照），喜怒形於色、衝動、工作堆積如山（比較不井然有序）、善於表達（動作忙碌且充滿生氣）、樂觀。
安定者／穩定型：辦公室內較多家人的照片，輕鬆、合作、謙虛有耐心。
順從者／分析型：辦公室內掛著圖表與細節，不多話、愛提出問題、完美主義者、不信任別人、悲觀。
在進行銷售拜訪或以電話拜訪顧客時，請留意這些特質，並且在一開始接觸時，就記下他們的行為風格，藉以了解自己在面對不同風格的顧客時，順利成交的勝算高低。
（取材自《Top Sales百日魔鬼訓練營》，臉譜出版。）
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