Manager Today經理人電子報:一次讀懂‧專案管理》專案經理:未來在等待的珍貴人才















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一次讀懂‧專案管理》專案經理:未來在等待的珍貴人才


據統計,只有17%的專案,能在預定的期限、成本內,以預計的品質順利完成,若將失敗率乘以投注的金額,企業不知已浪費多少成本在無效的專案上。


難怪大前研一會說:「能夠勝任『專案經理』職務的人,有極高的價值,在未來將是非常珍貴的人才。」


看到「專案」(project)二字,你會聯想到什麼?《管人一本通》寫道,「『專案』這個名詞往往連結著一些成見,包括極度技術化、複雜、術語掛帥、文件滿天飛。」

 

這類性質的專案,多半是與高科技或工程領域相關。

如果換個說法,「一項專案必須包含明確的起點和終點(亦即有時間限制、不可重複)、有預算(有成本控制)、有規範明確的工作範疇,最重要的是還要展現出特定的成果,」看完根據《我懂了!專案管理》作者詹姆斯‧路易斯(James Lewis)對專案的界定,你還會對專案抱持上述成見嗎?

你是否會開始回想在生活中或工作上,其實有許多活動都兼具了上述4 個條件:成果(P,performance)、成本(C,cost)、時間(T,time)和範疇(S,scope)。

 

例如,一場浪漫難忘的婚禮、一趟輕鬆又有收穫的旅程;當然,也包括在公司裡被指派要負責改良既有產品或流程、開發新商品或新事業等任務。

只有17%的專案,按條件完成

路易斯在他另一本著作《專案管理聖經》中指出,由成效、時間和成本做為三邊所構成的三角形,恰好撐起一個專案,至於三邊圍起來的面積大小,即決定了專案的範疇。

 

要注意的是,PCTS這4個條件,不可同時限定,至少要保留其中一個是彈性的,否則萬一負責專案的人被要求要「做得好、做得快、做得多,同時錢要花得少,」那麼專案幾乎注定會失敗。

著名品質管理大師朱蘭(Joseph Juran)曾說,「專案是為了解決問題(problem)所排定的進度表。」路易斯進一步引申為,每個專案都是為了替公司解決某一類問題而衍生出來,而且所謂的「問題」,又可分為正面和負面:開發新產品,就是正面的問題;解決環境污染源,就是負面的問題。

既然專案存在的目的,是為了解決公司的問題,那我們就不得不正視某些數字:路易斯在《我懂了!專案管理》中,引述某產業研究機構的資料指出,在美國本土完成的所有專案中,僅有17%是按照開始設定的PCTS條件達成,有50%因為超支、拖延,而必須降低原先目標,甚至有33%的專案,則乾脆宣布取消。

日本管理大師大前研一在《再起動》一書中也提到,「企業成立新專案真正成功的機率,只有『千分之三』,尤其是在開發新產品時。」

 

由此不難想見,如果將失敗率乘上投注於專案的所有金額,企業已浪費多少資源在失敗或有問題的專案上。

專案經理:能通盤考量的「促成者」

究竟專案管理是什麼?學習專案管理就有助於提升專案管理的成功機率嗎?

根據國際專案學會(PMI)出版的《專案管理知識體指南》(PMBOK Guide),「專案」具有臨時(有明確的開始及結束日期、完工時團隊就會解散)、獨特(它的產出不同於其他產品或服務)、逐步完善(例如,專案一開始僅有概念,在規畫階段會逐漸明確,再經執行階段不斷修正,最終能產出成果)的特性;專案管理則是「為了達成專案目標,所進行的計畫、排程以及控制等種種活動」。

《專案管理:專案思維與管理關鍵》一書作者丁榮貴,引用《西遊記》中「西天取經」的故事,來解釋專案管理的流程、方法及重要概念。

首先,專案發起人是如來佛,祂明確提出了專案目的「到西天取得三藏真經,永傳東土,勸人為善」,以及專案經理的條件「『東土善信』,肯『堅心來此』」,並且為其提供袈裟、錫杖、金緊禁三道箍等資源,幫助他免墮輪迴、收服徒弟。

如來佛也協助協調各功能經理(functional manager)為專案提供資源,以促成專案進行。

 

以觀世音菩薩為例,她的角色近似於人力資源部經理,負責人力資源提供。

 

另外,如來佛還為專案建立了管理原則,即需要歷經九九八十一難,並於專案結束時給予績效評價(封賞)。

 

最重要的是,祂在取經過程中並不干預,只在關鍵時刻出手援助。

接著來看「西天取經」專案中的靈魂人物──專案經理唐僧,因為他具備專業能力(會念經,還能夠分辨真經、假經)、熟悉佛家規則,能夠堅持專案使命和原則,並且與專案發起人、客戶和部門經理之間保有良好關係(與如來佛是師徒,與專案客戶唐太宗是結義兄弟),所以可在神、凡兩界游刃有餘,也因而能夠獲得諸神仙和沿途小國的幫助,為專案本身和執行者避免了更多的妖魔陷害,可見唐僧在溝通協調上的重要及功能性。

或許有人認為,唐僧的3個徒弟(孫悟空、豬八戒、沙悟淨)武功都比唐僧高強,何以需要他擔任「專案經理」?

 

丁榮貴指出,在專案管理中,外行領導內行十分正常,部屬在專業領域可能懂得比上司多,但這也是他們被納入專案團隊的價值所在;另一方面,專案經理儘管未必是專才,但他必須要有足夠的專案管理知識和溝通協調能力,站在制高點上緊盯全局,進行資源的調度,並且盡可能幫團隊排除障礙,讓成員能安心發揮專業。

在這點上,丁榮貴認為,唐僧不但在調度及協調工作上做得很好,也能讓他的徒弟們各司其職、發揮所長。例如,孫悟空十分愛好自己的專業(降妖除魔),專業技術也到位(法力高強),如同技術人員的化身,但是他同時也展現出技術人員的通病:總是以專業角度出發,欠缺對整個專案的通盤考量。幸虧唐僧總能適時地給予激勵、提點甚至約束,這就是專案經理的功用。

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實用祕技 







溝通祕技》快速成交13招,投「客」所好做銷售


銷售行為中困難度最高的階段,就是如何讓各行各業的顧客埋單。

 

美國最銷售專家詹姆斯.皮肯斯(James W. Pickens)建議,了解不同職業的客戶如何思考,並且提出正中下懷的銷售建議,將有助於提高成交機率。

 

以下是與13種不同職別客戶的實用溝通法:

老闆級客戶:正面、熱情、有邏輯

1.創業者:

 

他們是奮發向上、積極進取的樂觀者,思考清晰、反應快速。如果一不小心,創業者可能會在推銷過程中反客為主,取得主導地位。

 

由於這些人很清楚自己喜歡什麼、也知道該如何對待自己,因此向創業者推銷時,不妨對他們的成功表示欽佩之意,以正面、熱情的銷售建議打動對方,千萬別讓這些顧客感覺無聊。

 

記住,他們也非常擅長推銷,否則不會創業成功,所以絕對不要低估他們。

2.中小企業主:

 

自己經營公司、必須經常迅速做出決策的中小企業主,通常個性積極樂觀,也做很多推銷工作,因此非常了解你的困難。

 

不過,正因為他們精明過人、長於銷售,因此運用一點表演技巧,以正面、合乎邏輯的銷售建議打動對方,將有助於成交。

主管級客戶:滿足自尊、激起優越感

3.中階經理人:

 

他們通常不是樂觀的人,並且習於拖延決定。

 

因此,想和中階經理人做生意,不妨對他們承上啟下、如同「夾心餅乾」般的處境表示敬意,以滿足他們的優越感,或是稱讚他們的工作比你的工作複雜,以誘導中階經理人購買。

4.高階經理人:

 

關鍵在於將高階經理人以「老闆級客戶」看待,因為他們不喜歡讓人覺得自己只是奉命行事的經理人,希望讓人認為所有的決定都是出於他們自己的結論。

 

因此,只要滿足他們的自尊,就能徹底說服他們。

 

提案時必須展現專業精神和邏輯思維,奉承他們具有絕佳的決策能力,激起高階經理人的優越感,進而對你提出的銷售建議做出成交的決定。

專業人士客戶:以知識贏得信賴

5.醫師:

 

他們的職業具有很高的社會地位,通常極為自傲。

 

因此,對他們提出銷售建議時,務必尊稱他們為「醫師」,再加上舉止得體、言談正派,就幾乎可以成功說服他們。

6.會計師:

 

會計師通常生性多疑、思想保守,他們會先調查清楚銷售提案中所有與財務相關的面向。

 

因此,不妨讓會計師認為情勢掌控在他們手中,進而讓他們自投羅網、順利成交。

7.律師:

 

個性積極的律師通常自認無所不知,必須受到鼓勵和誘導,才會做出決定。

 

想向律師推銷,記得要像個專業人士,避免讓他們認為自己只不過是油嘴滑舌的業務員。

 

說明產品或服務時,務必注意遣詞用句——因為律師經常試圖逮到人們的善意謊言或誇大語句,進而窮追猛打、緊咬不放。

8.工程師:

 

數字取向的工程師是謹慎的思考者,凡事都要檢驗和分析,思考合乎邏輯、推論不帶感情。

 

由於他們並非衝動型購買者、難以誘導,所以必須運用邏輯和事實,讓工程師主導談話,尤其涉及他們擁有專業知識的領域,更要小心翼翼。

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