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常見疑難

Q：怎樣的人適合當財務委員？

A：基本上社區規約中都會針對財務委員等重要職務者規範有擔任標準，像是規定主任委員、監察委員、財務委員需由實際居住在社區裡的區分所有權人或其配偶或直系親屬擔任。但如果社區住戶多為承租戶，除了可由居住年資長且略
具備會計作業知識的住戶來擔任外，另外若為求慎重，規約中也可明訂曾犯有詐欺、背信、侵佔或違反工商管理法令、虧空公款、破產等喪失債信者，不得擔任財務委員一職。

Q：財務委員日常要做的事情有哪些？

A：社區規約或財務管理辦法上，通常會明訂財務委員的職責與工作細節，大致上來說，財務委員的職責約有下列數項-

（1）平日定期審查帳務，核支各項經費；

（2）每月定期公佈財務收支明細；

（3）於管理委員會會議及區分所有權人會議上，公佈財務收支明細；

（4）監督各項設備、器材、物品的採購與財產登記；

（5）研擬各項費用的收繳方案；

（6）針對欠繳戶研擬追討對策。

Q：社區如何擬定年度財務計畫？

A：可遵守下列幾項原則來擬定適合個別社區特性的財務計畫-

（1）先列出「人事費」、「修繕費」、「庶務費」、「水電費」、「保養維護費」等各類維持社區基礎運作的必然花費項目。

（2）再列出「管理費收入」、「利息收入」等各種可掌握的社區例行收入項目。

（3）各科目的預算數字，若有往年資料可參考，則可依據前期結算數額來估算，若無前期資料可參考，則建議？？？。

（4）例行收入扣除掉例行支出，呈現有餘額的狀態，才能再構想其他社區的重大發展計劃。

（5）收入部分除要能支付例行支出項目外，最好還能預留部分轉入公共基金或其他基金的額度，為社區日後發展奠定基礎。

Q：如何訂定管理費的收取標準？

A：管理費的收取標準是許多社區爭執的根源，其實只要落實使用者付費的公平原則，溝通清楚收取的標準並取得多數居民的認同，應該就能降低糾紛發生的機會。

另外，管理費的收取主要是用作支付社區例行經營維護所產生的費用，因此我們簡擬計算公式如下：

每單位平均分攤數＝每月需支付總費用（＝管理服務費＋公共水電費月平均數額＋保養維護費＋行政庶務費）÷共同分攤總數

每月應分攤管理費＝每單位平均分攤數×所擁有單位總數

其中，共同分攤總數與所擁有單位總數的認定需一致。一般來說，社區常見的認定方式有下列幾種：

（1）按各戶所有權坪數計算，先計算出每坪數應負擔金額，再乘以各戶權狀所登記的持有坪數；

（2）按社區總戶數計算，每戶繳交相同的金額。

從實務經驗中發現，有些社區會視各戶的居住與公設使用情形，再細分出：

（1）空戶免費；

（2）空戶打折；

（3）依樓層高度訂不同計價標準（如一樓住戶因不使用電梯，故得以減免）。

　　上述各種方式皆有其優劣點，只要經過仔細的計算，並且通過區分所有權人的決議，就是適合社區所需的方式。

Q：欠繳管理費該如何處理？

A：針對「管理費欠繳」，我們建議處理方法有-

（1）先瞭解欠繳的原因

社區的管理者或被管理者都是由住戶所組成，大家都是鄰居若因為公共事務傷和氣是許多擔任委員職務者都不樂見的。因此若發生住戶欠繳管理費，我們會建議先與對方溝通以瞭解欠費的原因，若對方是不滿社區管理的成效，則誠意地溝通管理改善計畫，若對方是因個人財務困境，則可商討還款計畫，相信經由這樣的誠意溝通，非惡性欠費者應會立即補繳所欠的費用。

（2）透過社區鄰居柔性勸導

當委員出面溝通無效時，不妨請社區裡的鄰居長輩或與欠繳戶往來較頻繁的住戶，出面協助勸導，欠繳戶通常會基於日後相處和諧的考量，願意處理欠費。

（3）張貼催繳告示

管委會要落實管理的品質，規則制度的建立與維護是最重要的。通常社區會將住戶欠繳管理費的催繳程序訂定於規約中，因此一旦有欠繳情形達到規約中公告的標準時，務必要進行公告催繳的動作，藉此程序除了是能提醒欠繳戶盡早繳清欠費外（通常「公告周知」確會對欠繳戶形成一定的壓力），也是讓其他如期繳費的住戶瞭解管委會執行管理權利的決心。

（4）寄發存證信函

如果經由上述各種勸說方法，欠繳戶仍不繳清欠費，依據《公寓大廈管理條例》第二十一條之規定，管理委員會得寄發催繳存證信函，正式通知欠繳戶就積欠之管理費用限期繳納期限及逾期未繳之法律效果（得訴請法院命其給付應繳之金額及「遲延利息」-依大部分社區所參考之內政部規約範本，是可依「年
息百分之十」請求）。

認識存證信函

．什麼是「存證信函」：所謂的存證信函，是指藉由郵局證明信件內容及發信日期、收信日期的信件文書，其功效除了備作證據，同時亦兼有明確告知對方，表明寄件人嚴正立場的意味。

．那裡可以取得存證信函：可以到郵局購買，也可以自行至《中華郵政全球資訊網》下載存證信函格式之檔案，再印出使用。

．催繳管理費的存證信函要寫哪些內容及應注意事項：

　　請寫上住戶（或區分所有權人）之門牌地址、欠繳期間、費用總額、繳納期限及拒繳之法律效果。

　　特別注意：存證信函為一式三份，且務必以「雙掛號」寄出，寄出後記得填寫「回執」（收件人簽收之證明）。

（5）申請支付命令

如果在寄發了存證信函通知催繳後，欠繳戶仍不出面清償的話，管委會可至所轄地方法院聲請「支付命令」；依據管理實務的經驗中發現，一般民眾在收到法院的文書函件時通常都會比較謹慎處理，管委會在此程序即達成催收目的甚多。

認識支付命令狀

．什麼是「支付命令狀」：債權人對債務人的請求，如果是請求給付一定數量的金錢（如新台幣拾萬元）、可代替物（如黑豆壹佰公斤）或有價證券（如股票），可請求法院對債務人發支付命令，督促債務人在收到支付命令後二十日
內，向債權人清償並賠償程序費用。此種請求方法較通常訴訟程序簡便、迅速、省費用，且確定後的支付命令其效果與確定判決相同。

．那裡可以聲請支付命令：可自行至《司法院網站-「便民服務」專區
http://www.judicial.gov.tw/》「代撰書狀範例-民事訴訟部分」下載『聲請支付命令』檔案，再依實際事證填載使用。

（6）提起民事訴訟

如果欠繳戶就支付命令提出異議或支付命令無法送達時，管委會就必須尋「民事訴訟」程序處理了（A.金額十萬元以下，適用「小額訴訟程序」。B.十萬元至五十萬元之間，適用「簡易程序」。C.五十萬元以上則適用「通常程序」。三者主要差別在於「管轄法院」：A、B情形-由當地地方法院「簡易庭」管轄，C情形-則由當地地方法院「民事庭」管轄，就管轄或受理法院如有疑問，可向地方法院一樓聯合服務中心「訴訟輔導」處洽詢）。

．哪裡可以取得小額訴訟程序起訴狀、民事起訴狀：可自行至《司法院網站-便民服務專區 http://www.judicial.gov.tw/》「代撰書狀範例-民事訴訟部分」下載『小額訴訟程序起訴狀、民事起訴狀』檔案，再依實際事證填載使用。

Q：若管理費結餘過多，是否可以降低住戶的管理費？

A：的確有很多住戶當發現管理費呈現結餘狀態時，會要求管委會調降管理費以減輕負擔，但基於實務觀察的結果，我們建議不要輕易調降管理費，除了日後要再調漲回來有相當的困難度外，還必須考量到建築物本身及各種機器設備都會逐年提高維護修繕的花費，因此不妨與住戶們溝通，將目前結餘的管理費轉存入公共基金，為日後的花費提前做準備。

文章來源：崔媽媽基金會