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新目標達成法

重要的信件當場回

※公司的信件轉寄到手機，工作效率會大大提高

大家到公司後做的第一件事是什麼？

我通常是把電腦電源打開，然後檢查郵件。

使用網路和電子郵件後，工作的方式有很大的改變。

大家應該也注意到了，光是信件處理的方式，便使工作效率與評價產生很大的差異。

整天都在辦公室工作的人，公司的信能馬上看到；

但應該也有不少人像我一樣，很少待在辦公室。

若是如此，有信件時該怎麼辦呢？

若看不到信，也不會想回信。

此時，用手機傳送郵件就很方便。

若是有急迫性的事，當場用手機回信，也可以打電話。

若無急迫性，可以掌握信件所傳來的事，會比較安心。

要部屬幫忙蒐集資料、調查事件或做其他工作時，時間也能更有效率地運用。

出差時我會帶著手提電腦，但並不是在任何地方都能馬上開信箱（附帶提一下，我的手提電腦是「Panasonic Let'snote」，相當輕便堅固，還付有通訊卡）。

如果要寫長篇大論，用電腦比較方便，但欠缺機動性。

在新幹線上常無法使用電腦收發信件，但手機只要不是在隧道中，一般皆能使用。

飛機上不能用手機，如果在國內，再長也不過數小時，就暫時忍一下，通常事情不會緊急到這種地步；

出國時可在飛機上用電腦收發信件。

現在的手機，出國時通常也可照樣使用，可收國內傳來的信，也可把信件傳給任何人（但缺點是費用很高，這種情況用電腦收發信件比較經濟）。

※因網路的普及，事務處理能力變得特別需要

開頭便提到我一到辦公室就打開電腦電源，網路時代前，這段時間我都做些什麼呢？

我想不起來了，大概是傳真或看東西吧！

現在，從早上開始就有幾封非回不可的信。

因為在家也會看辦公室的郵件，前一夜確認時，覺得有回信必要的就馬上回；

若必須早上回信，到辦公室便立刻回。

如果是要花比較多時間回覆的信，或回信所需的資料目前還不夠，當然是稍後再回。

總之，拜電子郵件的普及所賜（或所害），包含秘書所做的行政工作在內，現在都比從前需要更多事務處理能力。

說句題外話，我在很久以前去過越南，白天那裡有許多人騎著摩托車或腳踏車，我問當地導遊為何如此，他回答：「因為室內電話很少，手機也不普及，如果有事，就要像這樣騎摩托車或腳踏車前往。」

在那個時代，每天只有一、兩件工作，這樣應該就足以應付；

而現代電子郵件、手機普及，眾多事務必須處理，事務處理能力便成了工作上成功與否的一項關鍵。

其中，能巧妙地將事務處理時間分散的方法，就是剛才提到的「把公司的電子郵件轉寄至手機」。

※電子郵件與電話，「意義」與「意識」

不過，關於電子郵件有一件事必須注意。

信件是文章，是傳達「意義」的最佳工具，但「意識」是很難傳達的東西；而且，意識並非共有，所以意義的完整傳達是無法做到的。

有些人整天都在收發電子郵件，這種人大都工作能力不佳，或許有工作的企圖，但幾乎沒有效率可言。

工作能力強的人應該是依照不同情況，適當地使用電子郵件、電話與面談。

前文提過，人往往受感情左右，像我這樣的人更是如此。

所以，若能擁有共同意識，意義便容易傳達。

具體來說，同樣一件事，若A來拜託就會答應幫忙，B來拜託就不想答應，或即使答應了也心懷不滿，大家都有這種經驗吧？

在心理學中，這表示對A的「心理障礙」較小，對B的「心理障礙」較大。

A和B所說的事，「意義」是一樣的，所謂對A的心理障礙小，就是和A能共同擁有某些「意識」，和B則無法共有「意識」。

所以，這裡的重點是，光靠信件很難產生共同的意識。

反過來說，只要一開始有共同意識，即使信件內容不那麼充足，對方仍會覺得「那個傢伙所說的事還是聽聽看吧」，至少會認真看完那封信。

另一方面，不顧一切地寫一封長信，寄給第一次見面或不熟的人，但對方是否仔細看那封信就不得而知，因為沒有或只有很少的共同意識。

重點在於意識的共有；

因此，見面、或至少第一次用電話聯絡是很重要的，見面、打電話較容易傳達意識。

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