根據企業訓練公司環球知識(Global Knowledge)的布萊恩‧依根(Brian Denis Egan),經理若不將任務委派給他人就等著窒息。
身為主管,經理的主要工作就是將工作委派給他人。此舉是要匯集資源,並讓最適合的人來做事,不管這是否是他們的分內工作。
主管也要監督任務,以確保事情都能準時完成。
然而,委任不只是主管辦公室才做的事。這是享受慢的力量的關鍵成分。請把自己當做人生的主管。
你也能在需要的地方學習委任的技巧。
將工作包出去給能做到最好的人時,你能釋放出時間和精力來做自己能做到最好的事。
當待辦事項多得超過負荷時,會發生什麼事呢?
你會忙東忙西,預期自己能在同一天完成所有事情,而交疊的需求將使你無法發揮自己的潛能。
關鍵在於使身邊圍繞著自動自發的接受委任者。
這麼做,你會省下原本會浪費的數天時間,這些你做起來或許不開心,但他們做起來開心的活動,還是留給專家做的好。
我們要探討一些方式,讓你在專精領域表現出色,同時讓其他人也能這麼做。
委任不是逃避責任,而是要每個人發揮潛能,也讓你發揮自己的潛能。
根據企業顧問凱文‧伊肯貝瑞(Kevin Eikenberry)的說法,委任這件事不是以你為著眼點,而是以他人觀點來看。
這不是卸責,而是發展其他人的潛能。
他針對人在不正確委任時容易犯的錯誤提出警告,其中包括太快委派過多的任務或太遲委派過少的任務。
以下的原則將處理何時委任、如何委任及在過程中要避免的事等問題。
我們將探討機構內部的委任及外包。
原則一:不做的十大事項
我們生命中都有討厭做的事,如清潔窗戶或用割草機在草坪上除草。
這是我們每天寧可忽略的事項,但仍必須有人將它們完成。
正如我們在第五章中學到的,將它們往後延就長期來看並不可行。
拖延會比你直接將它完成更費時。為了正面處理這些工作,請找出你想交給別人做的工作以善用委任的力量;
這不一定是因為你討厭那工作,而是因為你知道有人會更樂意做這個工作,不管他的樂意是起於它所帶來的財務獎賞或滿足感都無所謂。
慌亂經常是因為你手頭同時有太多事要做。
委任是減緩迫切感所不可或缺的一步。
請記得,本書是要改善你與時間的關係;
找人來幫忙去除你滿檔日程表上的事項,這顯然消減被時間壓迫所帶來的壓力。
列出其他人能做的十大事項。
把它叫做「不做的十大事項」。
想想你圈子裡有哪些人能幫你完成這些工作,而且他們比你做得更好。
「自己該完成所有的事」的想法是誤解。
我們與其他人生活在一個社群中。
我們是要支持彼此做到最好。
這可能是請孩子幫忙根據數字順序整理你的支票或請他們耙樹葉,也可能牽涉到雇人來清理房子的窗戶。
不管工作是什麼,你在清單上就能將「能做」與「不能做」的分開來。
若你家裡有好幾個人,把大家聚在餐桌旁開誠布公地談談每個人要負責完成的事。
若你有小孩,要他們做一些適合年紀的家事來賺零用錢。
這一方面能教導孩子管理金錢的技能,一方面也能讓他們把事情看成自己的。
你要做的事會減少,每個人都從經驗中學到東西。
你一個人住,雇人幫助你或與他人交換勞務。
請鄰居割草坪上的草,然後你來主辦街坊派對。
請你朋友的兒子負責將回收物送到垃圾場,然後你教他打籃球。
這要視你的情況而定,以勞務換勞務對你來說未必是最好的解決方式。
若你能這麼做,雇用某人來完成一項工作以釋放自己的時間,只要你雇用的人是最適合做這項工作的就沒問題了。
原則二:利用信任測試來建立委任小組
建立關係是委任過程中重要的一部分。
剛開始要如何找可以委任的人呢?沒有人是遺世獨立的。事實上,跟其他人一起能使你更長壽。
根據史蒂芬‧波斯特(Stephen Post)及吉兒‧奈馬克(Jill Neimark),被社群和善意圍繞的人經常是較長壽的。
善意的舉動會影響人的健康,若你很難放手,請記得要求某人幫你忙或許是你做過最仁慈的善事。
傳承或為下一代的人擔憂能降低死亡率,這是經過大量研究而證明的事實。
根據許多最近的研究,擔任義工的老人家經常較長壽。
經常擔任義工被證實能大幅減低老人家的憂鬱及其他精神疾病問題。
請附近的老人家幫你忙不僅是委任,也是一個善意的舉動。
建立委任小組在剛開始需要時間,但長期下來會為你省下時間。
這要視你的要求而定,你或許能請朋友推薦。
如LinkedIn.com、Xing.com及Facebook的社交網站上有許多認識的人,而eLance.com提供各種特約人士協助個人的生意需求。
在雇用前最好先審視個人檔案,要求推薦人,並做仔細調查。
這過程包括了嘗試錯誤,因為要在嘗試後才知道一個人是否可靠。
要有心理準備,有時候會失敗,而你必須再找新的人。
委任包含了信任。
在建立委任小組的這個練習中,請在腦中執行信任測試。
問你自己是否信任這個人為你存入一千圓的支票。
若答案是肯定的,那他就是適合做這件事的人。
若答案是否定的,那就請找下一個人。
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