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開會這樣做就對了!
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每個人都會有必須出席的各種會議,像是業務會議、固定的營業會議、商品說明會等等,在開會時有一些必須遵守的禮節,為了好好扮演一個社會人士的角色,到底該注意些什麼事項呢?
(1) 守時 (2) 帶好文具與必要的資料 (3) 做筆記 (4) 遇到不懂之處先不要急著問,等能夠發問的時候再問 (5) 絕對不可以私下聊天或打瞌睡
重點是不要打亂整體秩序,以認真的心情與態度來開會。
雖然這些都只是基本常識,但總是有人無法遵守。
接下來針對這幾點各自進行詳細的說明。 (1) 守時
有開會時,除非是出現緊急電話之類無可奈何的狀況,沒有特別急事的人,應該要養成習慣,在會議快開始之前,就先到指定的場所坐下來等。
要是因為任何一個人遲到,而讓開始時間延遲,等於是剝奪了所有人的時間。
團體行動時要是無法嚴格遵守時間,就只會對周遭的人增加麻煩,這件事一定要銘記在心。
(2) 帶好文具與必要的資料
要是有人沒帶文具與必要的資料就跑來開會,會讓我在心裡想:這人到底是來做什麼的?到底有沒有要好好做事啊?
如果手上沒有任何資料,本來就很難對議題產生什麼興趣。
為了能主動參與會議內容,也請不要忘記帶資料。
還有,如果在開會之前才分發的資料,最好先過目一下,正式開會時才比較容易進入狀況。
(3) 做筆記
重要事項與可能有幫助的事情,就努力把它們統統記起來。
事實上,如果有認真聽對方講話,自然就會想要做筆記。
(4) 遇到不懂之處先不要急著問,等能夠發問的時候再問
雖然在大庭廣眾之下發問也許很需要勇氣,但是如果心裡有疑問,還是當場提出比較好。
別人徵詢你的意見時,也不要覺得不好意思,而是努力確實地表達自己的想法。
但是,每次有人正在發言的時候就立刻問問題,會讓會議開不下去。
所以先把聽不懂的地方記錄下來,之後再一次問清楚。
(5) 絕對不可以私下聊天或打瞌睡
午餐後的會議,經常會讓人昏昏欲睡,有時候真的很難在開會時戰勝睡魔。
但是,絕對不可以為了避免打瞌睡,而與隔壁的人聊天,請努力提起自己對會議的興趣,專心聆聽會議的內容。
如果無論如何都很睏的話,直接坐到第一排去,說不定是個好方法。
【以上內容摘自春光出版: 《工作一次就做對》】 |
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