春光•職場勵志電子報:「組織化」整理技巧的基本原則－ㄚ清房地產物業專業整合服務網

春光•職場勵志電子報:「組織化」整理技巧的基本原則

本期簡介

省時5倍的架構化工作術

停止依賴你的能力、意志力、記憶力，唯有「架構化」的工作方式，才能讓你以最少的勞力得到最大的成果！

只要採用《省時5倍的架構化工作術》所介紹的「架構化」工作技巧，任何人都能夠建立一套工作上的「架構化」系統，更有效率的工作，並且減少不必要的時間和資源浪費。

本書介紹的簡易技巧，將讓你的工作順利進行、自由時間增多，包括文件、工作環境、電腦&電子郵件、頭腦、時間，全部都可以「架構化」，讓你的工作效率倍增！

省時5倍的架構化工作術

「組織化」整理技巧的基本原則

何謂「組織化」整理技巧？

讓我在這裡重新介紹「組織化」。

「組織化」指「無論是誰，何時來做，或是重複多少次，都會得到相同成果的系統」。

此外，「組織化」是盡量不依賴自己的「記憶力」與「意志力」的方法，也是以最少的勞力得到最大收穫的方法。

建議各位將工作分為「勞動型」與「思考型」，然後將勞動型的工作徹底「組織化」。這樣就能夠提高工作效率，得到更多的自由時間。

「組織化」整理技巧的基本原則可歸納為以下幾點。

「組織化」整理技巧的原則

斛■ 基本原則是「統一化」、「一元化」、「自動化」。

斛■ 訂定原則，徹底執行。

斛■ 以減少浪費時間為目標。

斛■ 不要過度整理。

斛■ 有效運用整理後多出來的自由時間。

那麼，到底要整理些什麼呢？本書將整理對象分為四大類。

文件與辦公桌整理

主要是整理以紙張形式存在的資訊、資料，以確保舒適空間為目標。

PC & Mail整理

電腦堪稱現代社會人的主要使用工具。

整理電腦內儲存的資料以求有效率地使用電腦。

頭腦整理

整理想法、煩惱、掛心的事物以及目標等所有讓腦筋陷入混亂狀態的事物。

透過整理，讓思緒保持在清晰的狀態。

時間整理

對於該做的工作該如何有效地分配時間、徹底執行？這也可以稱為工作整理。

如果做好「組織化」就無須依賴「記憶力」

例如，關於電腦整理的「組織化」可以先訂好以下幾項規則，並且確實遵循。

這是可以輕鬆辦到的。

① 統一檔案的命名方式

② 存檔時利用資料夾分類管理

③ 未整理前的檔案都先移到「暫時保存」的資料夾中。

④ 定期備份

⑤ 利用桌面搜尋工具

檔案名稱的命名方式要遵循一定的原則（統一化）；

存檔時盡量集中在一個地方（一元化）；

定期進行備份的時間可利用軟體提醒管理（自動化）。

「統一化」、「一元化」、「自動化」是『組織化』整理技巧的基本原則。

由於只要訂出簡單的規則並且確實遵循，所以根本無須依靠記憶力或意志力。

任何人都能夠確實做好整理的工作。

如前所述，整理的最終目的是為了讓工作更有效率，以得到個人的自由時間。

就是為了這個目的才要採用「組織化」。

而若是要實踐組織化，就必須針對不同領域準備不同的整理方法。

不過，如果整理方法過於瑣碎，可能會將時間耗費在整理本身或是忘記最根本的整理方法。

最後很有可能變得無法持續整理的工作。

因此，重點是整理方法不要過於瑣碎。

還有，就算無法做好完善的整理也不要太在意。

如果能夠做好某種程度的整理，減少時間的浪費，這樣就夠了。

這樣的想法應該會讓人感覺比較輕鬆吧。

完美主義不僅讓人感覺疲累，把時間都耗費在整理上也非常可惜。

整理技巧的基本態度就是「非必要做的事情就要徹底偷懶」。

一開始先試著放鬆自己吧。