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安石企業人電子報

成為開會達人的第一步

不論營利或是非營利事業，大企業或是小公司，開會都是無可避免的，甚至常常要開很久的會議，會議時間長短不是問題，而是效率的好壞，又長又沒意義的會議，是為大家所詬病的，將會議開的有效率，需要把握以下幾項重點:

會議主旨與議程

開任何會議，一定要確認會議的主旨，有太多的會議開完後，大家反而忘了當初開會議的重點為何，議程也是一樣的道理，為了將會議的目的順利達成，議程應按照這個目標去安排，有邏輯性地將現在的狀態、所面臨的問題、需要解決的議題等等，寫成議程，讓與會者在討論時，減少偏題或是本末倒置的情況出現。

時間的控制

會議開始的時間，應該要嚴守，而結束時間更是，不然會議只會越開越長，每一段議程的時間也應該控制，會議通常不是一個結束，而是一個準備的過程。

會議失去效率的象徵之一，通常就是就不準時開會，或是也無法在預計時間完成會議。

會議規則

目的是讓與會者有個程序可尋，畢竟會議通常是多人參與，需要一定的規則，例如，發言時，是否需要會議主持者的同意，會議由誰紀錄等，都該有明確的規定，切記，規則要避免寫成流水帳，以重要原則為主即可。

會議紀錄

每次會議應有正式的會議紀錄，以免事後對會議決議有所疑問，或是事後執行時的責任歸屬爭議，皆可由記錄會議來避免。

避免一言堂

人越多的會議，較少發表意見的人，他們的意見常被忽視，雖然是與會者的責任去表達自己的意見，但是身為會議主席，應要鼓勵鮮少或是位發言的人，表達意見，可以直接指名詢問意見，或是請他們擔任下次主席，來鼓勵他們發言。

有些人就算被指名，也可能不發言，這時主席還是可以將會議停住，等待此人發言，這樣是相當尷尬，也有點強迫發言，但是是有其必要性的。

再確認會議決議

在會議結束前，應當再重覆此次會議的決議與重點，以及哪些人要負責執行那些事項、執行進度為何、下次會議時間跟主席皆紀錄者，都該在會議最後確認。

遵循以上各點，加上不斷的練習，會議的效率也應隨之增加，企業可將省下的時間花在執行上，而不是漫長的會議中。