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創業密技eQ報:PowerPoint簡報十大切記與切忌事項

工欲善其事，必先利其器，PowerPoint讓你言之有物

工作環境電腦使用者指南

作者：Jeff Wuorio

Cherie Kerr 知道如何在商務會議中讓變得既具挑撥性又有說服力，也知道有可能發生完全相反的效果。

 
 秘訣：
在 PowerPoint 裡，想快速在不同的快取圖案間切換，又不想失去現有格式設定的話，請先選擇要變更的快取圖案，按 [繪圖] 按鈕 (在 [繪圖] 工具列上)，指向 [變更快取圖案]，然後按新的快取圖案。
 
加州的公共關係顧問 Santa Ana 說：「只要用得正確，這會是您最好的朋友。」

Kerr 從兩種不同角度觀察這個 Microsoft 熱門簡報及圖形應用程式，正好反映出業界及學界中的爭議。雖然有許多人支持 PowerPoint 是效用強大的商務工具，但同時也有許多人認為它是在拖累互動的效果，會混淆、扭曲、甚至扼殺溝通。

不過 Kerr 指出，任何談論 PowerPoint 好壞的議題，都只是更加反映出善用這個程式的重要性。這裡就告訴您十個善用 PowerPoint、讓企業更出色的方法：

1.言之有物：
從某種角度來看，PowerPoint 簡單上手的優點，也可能是它最大的缺點。不論建立引人注目的投影片和圖片有多麼簡單、多麼有趣，都千萬別忘了 PowerPoint 並不是獨立的。聽眾是為你而來，不是為了瞪著螢幕上的圖像而已。簡報資料要做得好，但是演說的內容也要一樣引人傾聽。Matt Thornhill 是 Audience First 的總裁，這家在美國維吉尼亞州密德羅申的公司，提供簡報訓練的服務。他說：「PowerPoint 並不會做簡報，PowerPoint 只會做投影片。別忘記你做投影片的目的，是為了輔助口頭上的簡報。

2.保持單純：
不論是 PowerPoint 還是其他簡報程式，我們大概都見過那種簡報者像是要向簡報程式求婚的情況。因為他會毫不保留地炫耀每個特殊效果、每種小工具，就像炫耀心上人一樣。但是，真正最有效的 PowerPoint 簡報，都是很簡單的：易懂的圖表、與演說內容相呼應的圖形等。有些權威人士建議每行不要超過五個字，每張投影片也不要超過五行字。Kerr 說：「不要用過多文字和圖形來做總結，不妨換個立場思考，真的需要把所有東西都放上螢幕嗎？

3.投影片裡少用數字：
PowerPoint 的魅力，就是能夠簡潔地傳達想法，以輔助演說的內容。但是如果同時出現太多數字和統計資料等等，情況就完全相反。一般來說，效果最佳的 PowerPoint 畫面，都不會帶有過多數字。取而代之的，是在事後另外發出較為深入說明的備忘稿。想要用 PowerPoint 強調某個統計資料的話，可以考慮改用圖形或圖像傳達。Kerr 說：「例如有一次我要說到關於阿滋海默症的普遍性，我沒有直接把統計數字放上螢幕，而是放了一張老年女性的照片。」

4.不要只是複頌 PowerPoint：
PowerPoint 使用者中，最普遍也最不好的習慣之一，就是直接唸出投影片上的文字。這不但是多餘的 (簡報者淪為切換投影片的工作人員)，而且不論簡報本身做得多美觀，結果都只會讓人覺得無聊。演說內容要能夠延伸討論螢幕上的內容，而不僅止於複頌，才能讓 PowerPoint 發揮最大的效用。Roberta Prescott 的 Prescott Group 是位於美國康乃狄克州的溝通顧問公司，他說：「就算是用 PowerPoint，也一樣要與聽眾保持眼神的接觸。他們不是來看你的後腦勺的。」

5.算準說話時間：
另一個可能發生的問題，就是演說人在換新投影片的同時開始說話，這樣只會讓聽眾分心。精心設計的 PowerPoint 簡報，會先放上新投影片，讓聽眾有機會閱讀並消化內容之後，才開始討論、延伸及擴大螢幕上的主題。Kerr 說：「這是時機問題，千萬別和你的投影片搶鏡頭。」

6.休息一下：
再強調一次，當 PowerPoint 成為視覺輔助工具時，才能發揮最大效果。有經驗的 PowerPoint 使用者，不會怕讓螢幕暫時空白一陣子。這樣不但讓聽眾視覺上得到喘息的機會，也能把聽眾的心思帶回口頭上的互動，像是小組討論或是問答時間等。

7.使用亮麗色彩：
在文字、圖形和背景間創造出較強烈的對比，也能有效傳達訊息和情感。

8.匯入其他圖像和圖形：
不要只使用 PowerPoint 提供的內容，最好能利用外來的圖像、圖形和視訊等來加強變化，以提高簡報的吸引力。紐約的科技顧問 Ramon Ray 說：「我常常會在簡報裡加上一兩段短片，不但可以傳達訊息，還能加點幽默，讓大家放鬆心情。

9.簡報完後才發備忘稿，不要在簡報時發：
這一點有些人會反對，但是沒有人會喜歡對著一群正忙著看自己的結論的人說話。除非一定要讓大家能夠邊參考備忘稿邊聽取簡報，不然最好等到簡報結束後再發。

10.簡報前嚴格編審投影片：
千萬不要忘了聽眾，完成 PowerPoint 投影片草稿之後，要假設自己就是聽眾之一，邊看著投影片邊聽著說明。如果有什麼感覺不對的、令人分心或混亂的東西，馬上刪掉。通常這麼做都能夠改善整個簡報。