Manager Today經理人電子報:【7個高效率法則】更有效率地工作、更有時間玩















主題學習 









工作者的「終極型態」:更有效率地工作、更有時間玩


加班、事情做不完,不只是你我的困擾,每位頂尖的工作者,也都經歷過這樣的痛苦。

 

因此,我們開始建立自己的效率工作法則,以更少的投入,得到更多產出,用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬,把生活過得更精彩。

台灣上班族的工時,在世界首屈一指,不過,應該沒有人會驕傲於這樣的「頂尖表現」,反而是為此感到困擾吧。

明明已到下班時間,公司卻還是燈火通明。事情總是做不完,被工作壓得喘不過氣,主管還嫌你:「笨懶慢、推拖拉,做事沒效率」,只好和同事一起團購維他命B 群;有時連周末也要工作,忙到沒有自己的時間;

 

即使深夜下班回到房間裡,一邊想著「這麼辛苦工作,到底為了什麼」時,一邊還是得擔心工作做不完怎麼辦?然 後沈沈睡去……

總是加班、事情做不完,不只是你我的困擾,其實,幾乎每位頂尖的工作者,也都經歷過這樣的痛苦。

工作多到病倒、想死,思索效率的必要性

著名的趨勢大師大前研一,除了顧問工作、到處演講,每年還固定出書,工作量遠比一般人大,但說起休閒娛樂,他玩得絕對比一般人「更兇」。

 

年過60的他,每個月固定與同好到山裡騎越野摩托車、冬季固定滑雪旅行,還擁有私人遊艇、自己駕船出海釣魚。

在《OFF學》書裡,大前提到:剛開始工作時,他是個工作狂。32歲推出第一本著作《企業參謀》就受到廣大迴響,顧問案件蜂湧而至。

 

在全世界到處奔波、沒 有休息的過度工作後,他在當年冬天併發氣喘而病倒。

 

為了恢復健康,他萌生辭意。

 

社長建議他先休個長假,但當時的大前,「根本無法想像為期3周的長假是什麼 樣子。」

後來,大前帶著太太和兒子到帛琉度假。

 

在帛琉的第五天,躺在海灘上,大前的「身體裡發出了『咚』的一聲」,促使他決心收回辭呈,改變過去的工作模式,讓自己更有效率。

所謂新的工作模式,就是把「『標準化』運用到極致,對不太需要思考的事,絕不多花力氣,把時間花在需要徹底思考的事情。」

 

大前家裡的書房、和辦公室的裝潢 一模一樣。

 

相同的辦公桌、椅子、相同的文件夾、櫃子和文具組,甚至連檯燈的角度都一樣,為的是只要坐在桌前,就能馬上進入「工作模式」。

幾十年來,大前每天吃一樣的鮭魚茶泡飯當早餐(不用再想該吃什麼)、有63件款式相同的立領襯衫(省下挑衣服、打領帶的時間)、同一款公事包用了20年(所有文件、文具放置在固定位置,不怕找不到)。他和朋友見面的時間固定在周日下午4點,甚至每周固定時間剪指甲。

所有節省下來的時間,大前都投資在訓練自己邏輯思考的能力、投注在工作之外的休閒,造就了他獨步全球的專業素養。

19歲就取得會計師資格,創下日本史上最年輕考取會計證照的紀錄;

 

近年來在日本書市掀起旋風的暢銷書作家勝間和代,32歲時就被麥肯錫顧問公司 (McKinsey & Company)的同事稱為「第一把交椅」。

 

但每天只睡幾小時、從沒有周末假日的她,其實工作壓力大到想自殺,有時周五晚上才臨時接到委託,胃會痛到想叫 救護車,卻還是熬夜把工作趕完。

在《25歲前一定要學會的拒絕力》裡,勝間提到,當時從車站到麥肯錫大樓的路上有段斜坡,她在每天上班的路上,曾不只一次想過:「要是就在這裡倒下去,或手臂被車子輾過該有多好?」

最後把勝間從谷底狀態拯救出來的,是「勇敢拒絕不該做的事,選出所要傾注精力的領域,只把精神花在刀口上」的想法。

準時下班,工作成果絲毫不減

以「零加班文化」帶領日本黛安芬創下連續19年成長紀錄的吉越浩一郎,也是在30歲時,因苦於工作壓力,才發展出「將工作細分為小目標、訂出最後期限」「兩分鐘會議」「文件管理箱」等零加班的技術。

《打敗笨懶慢》中提到,1974年,吉越浩一郎在咖啡過濾器製造商美樂家(Melitta)工作。

 

當時正值經濟成長的年代,吉越每天晚上加班到10點,還 要再陪上司去喝酒,凌晨才回家。

 

他的妻子是法國人,完全無法理解日本的加班文化,兩人為此爭執不休。

 

就這樣痛苦地過了兩年,吉越終於爭取到外派香港的機 會,當地德國同事每天準時下班,工作量卻不見得比日本人加班做的還少,讓吉越眼界大開,決心設法讓自己準時下班過生活。

吉越浩一郎說:「體會過清楚區分上下班時段的人,一定會愛上這種兼具緊湊與放鬆感的生活。只要實際體驗過一次,絕不會想回到過去那種拖拖拉拉、工作到半夜的日子。」

《提早6小時下班的工作術》作者泉正人,在書中倡導「架構化」工作法,於日本暢銷數十萬本。

 

身為著名創業專家的他,在2001年、27歲那年,也曾因為同時經營3家公司,每天從早上6點拚到晚上12點,最後身體終於受不了而病倒。

於是他開始思考:「怎麼做,工作才會有效率?」

 

「怎麼才能把工作交給屬下,也能有相同的成果?」

 

「如何讓自己有空閒時間可以進修,讓自己成長?」

 

因而提出了獨門的工作法則。

泉正人在書中寫道:「工作的過程總有瓶頸,但是,瓶頸也是人生的轉機。有了遇到瓶頸時的恐懼和煩惱,才會引發建立工作架構的決心。」

專屬於你的「工作架構」是什麼呢?

 

在現代社會中,為了生存,我們無法擺脫工作;

 

然而,我們可以建立一套屬於自己的效率工作法則,以更少的投入,得到更多的產出,用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬,把生活過得更精彩。

本期《經理人月刊》編輯群,歸納了超過30本與工作效率相關的書籍,整理出了7大法則與100個工作技巧。

 

希望讓每一位苦於加班的工作者,都能從中找出所需,成為頂尖的商業人。





下班後 







誠實說再見,好聚好散


壹傳媒新聞部編播中心主任兼主播 岑永康


美國南伊利諾大學廣電研究所碩士,前TVBS主播,與同為TVBS主播的太太張珮珊為新聞界知名主播夫妻檔,兩人合著有《快樂工作出頭天》等書(商周出版)。


今年,我離開了工作了12年的TVBS新聞台。

我一從學校畢業,就進入TVBS,從幫當家主播倒茶水、印文件的小弟,一路經歷助理、編輯、記者,直到坐上主播台。

 

這家公司給了我各種歷練與機會,甚至在 我與家人赴紐西蘭長住14個月之後,依然張開雙臂歡迎我歸隊。

 

我在這裡學習成長、結婚生子,從早期同事們採訪完後一夥去吃熱炒,到如今一起帶著小孩出遊踏青。

 

我的工作、家人、朋友,全在這裡。

 

TVBS不只是公司,更是我另一個家。

你一定會問,那為什麼還要離開?

 

根據人力銀行的調查,轉職的最晚平均年齡是42歲;

 

而台灣新聞界又大約以5年為一個波動周期。

 

我今年37歲,錯過了這次機 會,我很可能不會再有跳槽的機會。

 

在可預見的未來裡,我應該就是繼續在主播台服務,或許幾年後有幸轉任管理職,直到退休。

你一定會再問,繼續原有的穩定生活,又有什麼不好?

 

然而,面臨極有可能是人生的最後一次機會,我很想努力嘗試看看自己到了另一個的地方,可以發揮到什麼程度、做出什麼樣的成績,就當是對自己的最後一次挑戰。

「離家」最難的是「人情」。

 

要婉拒長官的慰留、要向一路拉拔我的濤哥(前TVBS總經理李濤)親口說離職,都不容易,最後只好用e-mail表達自己的想法。當濤哥大力抱著我時,我忍不住回抱他落淚了,感謝所有人對我的照顧與理解。

在多年工作經驗裡,我看過無數人用「修養身體」「出國進修」「準備結婚」等理由提離職,但是當這個人不久後便出現在別家新聞台時,等於是狠狠踐踏了當初老長官、舊同事給予的信任、關心與祝福。

所以我一直相信,最好的離職方式就是「誠實」。

 

面臨跳槽的抉擇,講白了就是為了更好的職位與薪水,所以一旦下定決心離開,寧可直接了當地說出同業挖角、開 出讓人無法拒絕的條件(但絕對不要透露薪資,免得讓人覺得在討價還價),並謝謝舊東家的多年栽培,也不要拐彎抹角。

 

當一個人能夠明確地說出自己的工作期 許、人生目標與自我規畫,即使乍看有些現實,但最終還是會得到別人的明白與諒解,好聚好散。

最糟糕的離開,就是撒謊。

 

千萬不要用一時方便的謊言,破壞了自己在圈子中的信用與人脈。
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