| 工作一次就做對電子報 |
| 先從整理你的辦公桌開始 |
◎ 如何有條不紊地整理文件 丟滿凌亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理案件，是我在辦公室裡最不願意看到的景象，如果未處理案件積太多，就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺，讓我陷入緊張狀態。 要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。 要是不先確實做好份類，會很難順利地進行工作。 那麼，到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是，又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢？ 究竟，會被亂放在辦公桌上的文件，例如上司交代的工作、郵件、傳真等等，到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢？ 除了直接透過電腦傳送的電子郵件之外，大部份的文件都是以傳真、信件、快遞或是公司的內部傳送袋等管道送來的。 若文件到來時，你自己坐在位子上，就可以立刻處理送來的文件，直接放到固定的位置上，所以不會出什麼問題。 但是，文件有時候會在自己離開座位時送來，文件會散置在桌面上，就是因為自己不在座位上。 這是因為每個負責送文件的人習慣都不同，有的很仔細，有的很隨意，所以放的位置也會不一樣。在這樣的情況下，文件沒有弄丟或是混在一起，反而比較奇怪。 要防止這種狀況的發生，可以先準備一個專門放文件的盒子 特別是準備出差或是放假時，可以在最後上班日的下班前，先在辦公桌上放一個盒子，請大家「把文件放在這裡面」；當然，像公司內部公報之類的份發刊物或是傳閱的資料等等，也可以一起放進盒子裡。 這樣的話，就可以避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。 還有，建議大家使用網狀或是透明壓克力製成的盒子，這樣即使把盒子疊在一起，也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。 另外，雖然這些東西統稱為「文件」，其實還可細份為各種不同的類型，例如：是不是與自己負責的業務內容直接相關、是不是急件、是厚厚一疊的資料或是只有一張紙的通知，甚至是很難處理的文件……等。 要是收到的文件中有自己沒經手過的內容，就必須當作「不明文件」向上司或是同事請教「應該如何處理」，並把這些事情記熟。不過，這通常不是一朝一夕就可以學會的事情。 收到首次經手的文件時，要記得不能隨意憑自己的判斷去處理。因為萬一有什麼疏失，有時候會發生無法彌補的問題，所以必須特別小心。 在還不夠熟悉工作內容時，可以先留一份文件複本，把處理時學到的事情先記下來，像是這份文件是不是有必需填寫的欄位、哪裡要寫些什麼、寫好之後該給誰……把這些細節當筆記寫下來。 雖然一開始要記的事情很多，會比較辛苦，但是在職場裡，十份忌諱重覆問一樣的問題。 如果怕記不起來，可以在處理業務的空檔，把這些文件的的處理方式整理成筆記，做成業務說明書。 【以上內容摘自春光出版：《工作一次就做對》】 |
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