你要怎麼贏？電子報;辦公室生存術三：聚焦關鍵事務













你要怎麼贏？ 







辦公室生存術三：聚焦關鍵事務


要做的事太多而時間太少？這聽起來很耳熟嗎？

 

事業經營轉趨困難時，你可能覺得你面臨更大的壓力，需要在更少的時間內完成更多的事。

 

但這就是所謂的有效時間管理嗎？

時間管理本質上和任務有關：達成產出目標、變得更有效率、獲致結果。

 

你可能不會列出自己每天做了哪些事，不過，你知道自己有多忙碌。

 

想想任務與時間的關係，或許你並不懶惰，但你需要更有效地管理時間。

 

我們通常會去衡量行動，其實我們該衡量的是結果才對。

 

好的時間管理，是指了解哪種行動可以產生最佳結果。你不該把「忙碌」與「產出」混為一談。

做好時間管理

做好時間管理的最佳方式，就是善用巧思、節省勞力。

 

一旦你學會下列幾個時間管理的好習慣，你的產出就會大幅成長了。

避免拖延

如果事情很急迫，現在就去做！不要拖到最後一刻。

 

通常需要馬上處理的事情都可以迅速做完。

 

如果你的辦公室失火了，你會立刻打電話給消防隊，滅火可能需要花點時間，但那不是你的工作，你的工作是找對人去做。

重要任務需時更久，那是因為重要任務需要審慎思考，可能還要聽取別人的意見。重要任務受到拖延，往往是因為你知道它們會花你很多的時間。

 

如果你不安排時間加以處理，未來事務的進行就不會順利。

不要在你喜歡的事情上耗掉太多時間，以致無法動手做你比較不喜歡的事，這是常見的缺失。

 

你喜歡做某件事時，可能會投入更多時間，勝於做你不喜歡的事，這樣做最容易讓人浪費時間，但不是每個人都願意承認自己有這樣的缺點。

 

作者佛席斯就有這樣的問題。

列出優先順序

學會分辨事情的輕重緩急，在你的「待辦事項」清單中（你應該有吧？）按急迫性或重要性列出任務。

 

如果你不知道該依照什麼順序去完成任務，就依循以下的原則。

讓自己確實按表操課。

 

首先，把需要做的所有事情列在清單上，並將任務分成A、B兩類。接著，把清單撕成兩半，丟掉B類的任務。

 

然後再看一次A類的任務，再次分成A、B兩類。

 

同樣丟棄B類，逐一完成A類的任務，直到做完為止。

何必追求完美？

或許你已經很熟悉帕雷托法則（Pareto Principle），即80／20法則。

 

幾近完美真實已經夠好了，通常你即時完成一份應允別人的報告，趕在會議上呈現，內含所需資訊，這比花好幾小時修改簡報到你覺得完美無瑕更為重要。

同樣的，多數人是投入20％的時間而獲得80％的結果。

 

觀察你如何運用時間—在辦公室、和顧客在一起、聽取員工的疑問、處理臨時加進來的事務。

 

你每天只花了20％的時間處理重要的任務，剩下80％的多數時間就這樣耗盡了。

你可以把這個模型套用在一切事物上：20％的顧客提供80％的業績。

 

從處理困境的角度來看，面對一些浪費時間的事，你是不是該即時喊停？

避免被打擾

最容易浪費時間的方法，就是在你忙碌的時候，讓別人打擾你。

 

你需要嚴守自己的時間，但不必無禮。

 

當然你不能直接當著別人的面甩門，大喊「滾開！」（即使你真想這麼做），或是在別人來找你時，完全無視於他的存在。

你可以建立一個「緩衝區」，別人找你開會或邀請你時，不要馬上答應，盡量為自己多爭取一點時間。

 

說你需要確認一下時間表，看看和其他人的配合狀況如何。

 

如果你可以說「不」，就面帶微笑、委婉拒絕。

很多人覺得這很難做到，你不想冒犯別人，覺得自己應該盡力做好，這麼做不會有什麼大礙，就這麼一次。

 

但如果你沒辦法學會說「不」，大家又怎麼會了解你說「好」的價值呢？

一種避免被打擾的方法，是讓科技產物來幫你，把電話切換到自動應答模式，讓電話響個幾聲，就直接轉到語音信箱。

 

你不必查閱每封簡訊，收到電子郵件也不必馬上打開，規定自己一天檢查郵件不超過兩次，只要中午和下班前各看一次就好了。
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