Manager Today經理人電子報:【彼得•杜拉克的管理智慧】知識工作者的最佳典範

















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彼得•杜拉克的管理智慧


提及杜拉克,人們幾乎都會不假思索地滛他冠上「管理學之父、管理學的發明者、管理學大師…」

 

等封號,他對社會政經趨勢的洞見、對經營管理的原理,也許並非這麼易讀好懂。

 

但卻可以讓人感受到他是個努力不懈、追求完美的人。

本期經理人月刊為你介紹大師經典著作、管理技能與語錄、大事紀,讓你更深入了解彼得•杜拉克的管理世界。





主題學習 









【彼得•杜拉克的管理智慧】知識工作者的最佳典範


改變世界有兩種方法:一式靠著筆(藉由觀念),一是靠著劍(運用權力)。杜拉克選擇了前者,並讓成千上萬權力在握的人換腦袋。

 

——《從A到A+作者》吉姆•柯林斯(Jim Collins)

在《聽彼得杜拉克的課》(Inside Drucker's Brain)書裡,彼得•杜拉克(Peter Drucker)向作者傑佛瑞•克拉姆斯(Jeffrey A. Krames)表示,「如果要從『當局者』的角度來看待管理,他可說是一無所知,因為他從來就不是一位企業經理人⋯⋯。」

 

然而,全世界有無數組織(企業或非企業)的工作者、經理人、領導者,每當心中對管理有疑惑時,即使無緣親炙杜拉克,也會翻開杜拉克的書,看看他是怎麼說的。

提及杜拉克,人們幾乎都會不假思索地為他冠上「管理學之父、管理學的發明者、管理學大師、大師中的大師⋯⋯」等封號,對於其人其事所知有限。

 

即使在杜拉克的回憶錄《旁觀者》(Adventures of a Bystander)裡,他描述的也是自己從幼年到成年碰到過的小人物與大人物。

杜拉克總愛說:「我是個極其無聊的人。」

 

「我寫的書或許有趣,但人生就不是了。」

 

「很少有人會去注意作家的人生,因為那沒有太大的意義。大家所關注的,只是作品本身而已。」

幸好,杜拉克寫了很多書(40本左右),難免在說些人生箴言的時候,揭露自己生活記事和體悟。他對社會政經趨勢的洞見、對經營管理的原理原則,對很多人來說也許不是那麼易讀好懂(儘管杜拉克已經算得上是善用淺白語言,講述深奧理念的好作家了),或許要等到有過更多人生及管理歷練,才能有所領會,但是他在著作、訪談中片段透露的個人回憶,以及令他印象深刻、用來譬喻事理的小故事,(雖然非他本意)卻可以讓人深刻感受到,他是個虛懷若谷、努力不懈、追求完美的人。

熱愛工作,所以願意忍受乏味

在杜拉克筆下,他在奧地利就讀中、小學時遇到的老師,帶給了他一生受用的禮物,並在他往後的著作裡,演變成影響深遠的概念、觀念及方法。

讀過《旁觀者》的人,應該都會對杜拉克的兩位小學老師艾爾莎(Miss Elsa)與蘇菲(Miss Sophy)印象深刻。

 

艾爾莎老師要求小學生杜拉克做了這幾件事:每星期交兩篇作文,以加強寫作能力;稱讚杜拉克數學很好(儘管杜拉克自己很沒信心,其他老師也不這麼認為);還有每星期都追蹤檢查他的進步狀況。

杜拉克在談論「自我管理」時提到的「回饋分析法」(feedback analysis)、乃至於他所發明的「目標管理」觀念,幾乎就是以艾爾莎老師給他的教誨為核心:每隔一段時間,檢討自己目前的表現,是否與當初的自我期許有所落差,藉以從中找出自己的長處。

在《有效的經營者》(The Effective Executive)書中,杜拉克提到,「我小時候的鋼琴老師曾經生氣地對我說:『不管你再怎麼練習,也不能學得像阿圖•許納貝爾(Artur Schnabel)彈莫札特的曲子那樣高明。

 

不過,你沒有理由不像許納貝爾那樣練習音階。」這個故事在書中出現的上下文脈絡是:「追求成效、獲致成果」是一種習慣而非天分,而習慣的養成,只需要練習、練習、再練習。

後來杜拉克在說明「熱愛工作的人才會有所表現」的觀念時,也用過類似例子:

熱愛工作的人才會有所表現。

 

我並不是說,這些人喜歡自己所做的任何事,這兩者是截然不同的事。

 

人人都得做不少例行工作。

 

每位偉大的鋼琴家,天天都得練琴3小時,而沒人會說他們喜歡天天練琴,但是他們就是得做。

 

天天練3小時不是有趣的事。不過,即使經過40年後,你仍會感受到琴藝的進步,所以你今日樂在其中。

杜拉克要說的是,因為熱愛自己的工作,所以願意忍受乏味的例行工作,讓自己把工作做得更好。

你希望以什麼名留後世?

13歲時,杜拉克班上的宗教學老師問了一個問題:「你希望以什麼名留後世?」全班鴉雀無聲。

 

老師接著說:「我不期望你們現在就知道答案。

 

但是如果你們到了50歲還無法回答這個問題,便是虛度此生。」

13歲時聽到的一個問題,讓杜拉克記憶終生。

他說,「我總是會問自己這個問題。

 

這個問題總是能引導你脫胎換骨,因為它會督促你視自己為一個不同的人,一個你能變成那樣的人。」

杜拉克的大學是在德國念的,先後就讀於漢堡和法蘭克福大學,並於後者取得國際法學博士學位。

 

自從高中畢業,杜拉克就開始打工,渴望接觸社會生活,剛上大學的一、兩年,因為學校不點名,所以他其實是在貿易行工作,傍晚就泡在圖書館裡,並在那段時間,讀到了兩個他在日後反覆引述的故事。

西元前440左右,古希臘最偉大的雕刻家菲狄亞斯(Phidias)完成了雅典帕特儂(Parthenon)神殿屋頂上的雕像。

 

當菲狄亞斯向雅典市申請費用時,雅典市會計人員拒絕付款。

 

「這些雕像位於神殿的屋頂上,而神殿位於雅典最高山丘上。大家只看得到雕像正面,雕像背面根本沒有人在看。可是你卻要求我們支付雕刻整座雕像的費用。」

「你錯了,」菲狄亞斯反駁說,「眾神看得到。」

《A到A+》作者吉姆•柯林斯(Jim Collins)表示,「杜拉克的著作,呈現在世人面前的,猶如雕像正面般完美。

 

但雕像之所以美輪美奐,是來自整座雕像所蘊藏的思想和功夫。

 

⋯⋯這卻是看不見的部分。」

日本學者上田惇生則提及,杜拉克的研究範圍很廣,「他能談的領域,包括社會、政治、經濟、統計、管理、國際關係、美國、歐洲、日本、宗教、歷史、哲學、倫理、文學、美術、教育,一直到自我實現。」

「杜拉克每隔兩、三年就會找個新領域來徹底研究,而且把這個習慣維持了70年以上,」上田惇生由此推算,「光是這樣,他就已經學到20∼30種學問、20∼30個體系的東西了。而這些不同領域的東西,又會在杜拉克的腦中相遇、衝突、合體、融合、爆炸。」

上田惇生認為,杜拉克並不是為了讓自己學識「無限廣博」才這麼做,而是出於一種「本能下的必然」,這樣他才可以觸類旁通,加深對每個領域的理解。

 

柯林斯也說,杜拉克對寫作猶如上了癮,是一種「正面的精神官能症」。

追求完美,永遠沒有終點

有次在漢堡歌劇院裡,杜拉克聽到音樂家威爾第(Giuseppe Verdi)的歌劇作品《法斯塔夫》(Falstaff)後深受感動,從別人口中得知那是威爾第80歲的作品時,杜拉克感動不已,並以此自勉:

音樂家威爾第在18世紀已經是爐火純青的音樂家。我在18歲時,除了知道自己不可能成為棉織品出口商,還不知道何去何從。⋯⋯直到30出頭,才真正了解自己的長處為何、歸屬何處。

 

不過當時我便下定決心,無論這輩子從事什麼工作,威爾第的話(「身為音樂家,我終其一生都力求完美。

 

雖然知其不可得,我卻絕對要再試一次」)都將成為我的指標。

每當有人問杜拉克自覺哪一本書最好,他總是回答:「下一本。」

 

他自認這個答案與威爾第有異曲同工之妙,期許自己的下一本書,會比寫過的書更好、更重要、更臻於卓越的境界。

如果問杜拉克的職業是什麼?他一定會回答自己是個作家,但是他從不讀自己寫過的書,認為寫過就算了,如果有了新想法,就再寫一本新的。

 

克拉姆斯觀察到,杜拉克家裡牆上或客廳,找不到任何有關他過往成就的跡象,杜拉克對他說:「保持年輕的祕方之一,是工作上能數十年如一日。」

杜拉克的第一份正式工作,是20歲時在《法蘭克福紀事報》(Frankfurter General-Anzeiger)擔任外交事務和商業新聞編輯。日後接受《財星》(Fortune)雜誌訪問時,他提到自己在這份工作裡學到了「一生最受用的忠告」。

任職3星期後,有次杜拉克拿著自己寫的兩篇評論給總編輯看,對方看了一眼就丟回給他說:「寫得一點都不好!」

 

還告訴他:「杜拉克,如果你在未來3個禮拜裡沒有徹頭徹尾地改進,最好去找別的工作。」

「對我來說,這是十分恰當的對待方式。那時候還沒有『教練、輔導』(mentor)這樣的觀念。

 

在二次戰前,你是被雇用來做你的工作的,如果你不能做好你的工作,你就得走路。

 

這很簡單。就這麼簡單,」杜拉克說道。

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實用祕技 







【效率祕技】提高專注力4招,打造高生產力辦公空間


當員工在上班時間使用耳塞或抗噪音耳機,身為主管的你不妨思考一下,是否辦公空間充斥著讓員工「容易分心」的因素,造成員工必須以「自力救濟」的方式,營造專心工作的空間,以隔絕辦公室的喧囂擾攘。

員工對空間舒適度的4種反應一般而言,員工對於辦公空間舒適度的反應,可歸納為4種類型:

1.噪音敏感型:對於同事交談或電話鈴聲等外部刺激相當敏感(如果你身邊有這類員工,最好避免在辦公室鼓譟,或將電話鈴聲的音量調至最低);

2.環境敏感型:非常在意工作環境舒適度,例如,辦公室燈光的亮度與柔和度、座椅的合身度、背後有人走過引發的驚恐度,或人們在辦公室走動而映入眼簾的視覺干擾度(畢竟,沒人喜歡「背後有人」的感覺,所以如果你經過這類員工後方走道時,最好吸氣縮腹、側身而過,以免經過時身體碰觸員工的椅子驚擾對方);

3.複合敏感型:對辦公室的噪音與環境舒適度都非常敏感,他們通常是耳塞或抗噪音耳機的愛用者(你可以說他們太敏感了,其實喧囂擾攘的辦公室,員工很難專心工作);

4.我行我素型:不受噪音和環境因素的影響(他們通常是兩種極端——不是辦公室噪音源的大聲公,就是隨遇而安的禪定者)。

營造專心工作空間的4種方法

根據調查,一般職場中「複合敏感型」的員工最多,「我行我素型」最少。

 

想要提升工作效率、營造專心工作的辦公空間,以下有4種方法:

1.凝聚注意力,工作就像看電影:一般人注意力只能持續兩小時,注意力一旦中斷(例如,接電話、與同事交談),就要再花15分鐘才能再次集中。

 

因此不妨準備一張適合自己的舒適椅子,讓自己即使暫時被打斷,還是能立刻回到專心狀態。

此外,如果無論如何都必須開一場冗長的會議時,不妨提出臨時動議,讓與會者可以每兩個小時休息一次,並於再度開始會議之前,花10分鐘確認上一段的結論,以提高與會者的注意力。

 

就像戲院會在正式放映電影前,先播放10分鐘左右的預告片或廣告,以音樂和旁白集中觀眾的注意力,如果工作也能跟看電影一樣投入,一定會更有效率。

2.設置會議「引導員」或「站著開會」:例行會議、跨部會議、主管會議——看看自己的一周行程表,閉著眼睛就能猜得到哪些是浪費時間且毫無意義的會議。

 

近年來出現一種負責主導「會有議、議能決、決而行、行有效」的職位,名叫「引導員」(facilitator,或譯為「助導員」),他們並不是照本宣科的議長或司儀,而是能夠適時修正與會者偏題的閒聊,將討論導回議程設定的主題,也會關照會議全局,注意每一位與會者都有發言機會,不至於發生某一位與會者唱獨角戲的情形。

如果公司裡沒有引導員,不妨讓大家「站著開會」,以「起立會議」的方式進行會議,結果可能有所不同。

 

以站立姿勢進行溝通,既不容易睡著,也能促進討論,更重要的是,一直站著很容易疲勞,所以,大家心知肚明必須說重點,早點結束會議。

如果因為某些因素無法讓與會者一直站著開會,也可以變更桌子高度,或時站時坐,藉由改變姿勢,帶給會議不同的刺激。

3.依據心情,保持最舒服的放鬆坐姿:每個人各有不同的體型與喜歡的放鬆姿態,所以坐姿各不相同。

 

吃飯時、休息時、工作時,想坐的椅子也不一樣。同樣是在工作,寫字時、打電腦時、思考時、跟別人說話時,姿勢也會隨著改變。

 

例如,發呆時身體往後伸展、思考時身體往前傾,或隨著工作狀態不同而調整座位高度或椅背角度。

 

因此,只有一種椅子的辦公室,容易壓抑人的情緒、降低工作效率。

不妨在辦公室中放些大小、高度、硬度、材質、形狀、顏色不同的椅子,增加新鮮有趣的氣氛,讓員工可以配合不同的心情與用途,選擇適合自己的椅子;或在會議室、交誼廳等公共開放空間,讓椅子種類多點變化。

 

只要多準備幾種椅子,員工就能配合當下心情自由選用,可以輕鬆坐下的沙發、適合用餐的餐椅或適合討論交談的會議椅,藉以提高工作效率。

4.桌面擺飾,提高工作效率:調查顯示,只要禁止大學生在宿舍房間牆上貼海報,或是禁止學生更改房間裝潢,很多學生就會喪失讀書的動力;甚至,在遭到退學處分的學生房間裡,比在學學生的房間更缺乏個人化裝飾。所以,在辦公桌上擺放裝飾品的個人化行為,是提升效率的重要元素之一。

工作場合也是一樣,辦公室桌面上的擺飾對員工心理層面的貢獻包括:轉換心情、開心地工作、打造自己的避風港、刺激靈感、提高注意力、有助於溝通等。

 

如果你的辦公室禁止員工打造個人化桌面,不妨讓他們可以自由發揮,甚至獎勵最有個性的桌面裝飾,以提升工作效率。

(取材自《站著開會比坐著好!打造知識創造型辦公室的50個提案》,臉譜出版。整理 / 文及元)

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