◎ 可以掌握工作狀況的業務說明書
我很久以前曾經當過一年的約聘職員。
這份工作最長只能做一年，應徵的前提就是不可延長工作年限。
雖然歷任管理業務說明書的負責人每年都必需交接，但是我從前任負責人手上拿到的說明書內容真的很完美。
因為每個負責人都很仔細地記錄了必要事項，所以沒有在工作方面遭遇到任何困難。
遺憾的是，之後無論到哪裡工作，都沒有再見過這麼完整的說明書了。
我個人是一到新的職場（派遣地點），就先開始做說明書。
這是為了記住自己的工作。
而且在對工作不太熟悉的時候，邊看說明書邊做事，也可以避免出錯。
接下來就可以在工作時逐漸不看說明書。
而在派遣契約告一段落，要把工作交給下一任負責人時，這份說明書就可以大大派上用場。
即使不是派遣的身分，我也一樣建議學習如何工作時為自己製作說明書。
因為製作說明書，並不是只為了記住執行工作的方式，連帶地能更有效率地推動業務。
例如說，無論是誰製作業務方面的文件，內容本來就該是一樣的。
當然，只要好好下功夫，就可以做出更好的文件。問題是，有時候會看到連最底限的必備事項都沒有寫清楚的例子。
要是對方收到的文件連必備事項都沒寫，一定會覺得很困擾吧？所以需要製作文件時能當作準則的說明書。
那麼，所謂的說明書，到底該怎麼製作呢？
我認為，掌握「每天與每個月的例行公事（routine work）」，抓住業務的流程，是能更得心應手掌握辦公室事務的必要條件。
因此，請把每天以及每個月的例行公事，各自寫在一張獨立的紙上。
如果是以月份為單位的計劃，一定會有各種像是「○日之前請將請款單交給經理」的規定。
每個月的例行公事，也可以印下當月的月曆，把預定的工作寫在上面。
另外，要是以日為單位的計劃，為了配合叫快遞之類的時間，就必需記下「○點之前要把郵件交給總務」等截止時限。
這樣就可以預先掌握大致上的工作計劃。
在公司裡，一定要遵守截止時間。
有人也許會覺得：「只不過是自己一個人晚交一張文件，應該不會怎麼樣吧？」但是如果有十個人，分別在不同的日期交出文件，那負責收件的人就會一直無法完成整理這些文件的工作。
另外，每個月、每星期，在已知的例行公事之外，也會突然冒出工作，例如要在今天內製作出給Ａ社的估價單之類，如果能夠抓好日常業務中「何時」、「有多少」的步調，就能夠順利處理緊急的工作。
除了例行公事之外，只要上司或同事指導到關於實際業務內容的事項，最好當場做筆記，趁有空檔的時候整理起來。
如果手上已經有公司準備好的業務說明書，就把自己注意到的事情寫上去。
不用一次就做出完美的東西，一點一點做就可以了。
並沒有什麼「非怎樣不可」的守則，只要自己之後能夠看懂就可以了。
在做的當下，也可以理解「什麼樣的內容適合放在說明書裡」。
例如說，如果把自己應該要製作的文件，以及製作這樣的文件所需的資料並排放在一起，再寫上注意事項，做成說明書用的檔案，就可以知道填寫的方法，十分方便。
如果是每天都會用到的文件，就可以馬上把填寫的方式學起來，但是如果碰到好幾個月或是每年只會用到一次的複雜文件，大部分的人都會忘記到底該怎麼處理。
如果每次都要找人教，那也會造成教的人的負擔。
要寫上同樣內容的地方，可以用同樣顏色的簽字筆畫起來，容易搞錯的部分註明注意事項，往後一定可以派上用場。
【以上內容摘自春光出版：《工作一次就做對》】 | 
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