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掌握歸檔的技巧
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◎ 什麼是歸檔？
你覺得「歸檔」是什麼意思呢？
打開字典來查閱，會得到「將文件、新聞等歸類、整理並裝訂的工作」的答案。
也就是說，歸檔並不只是單純把文件做成檔案而已，重點是以「分類、整理」為前提來把文件裝訂在一起。
如果在要用的時候，沒辦法找出需要的文件，就會降低工作效率。
要管理每年逐漸累積的文件，最重要的是一開始確實處理好分類的工作。
同時進行「分類、整理」和「裝訂」的工作，會在處理事務的效率上有相乘效果，因此一定要掌握歸檔時的要訣。
其實，雖然這些東西統稱為「文件」，但是在形式、流程與處理方法上，每個都不一樣。
我現在是從事貿易方面的工作，正在處理的文件，是按照不同的案子放進透明文件夾中，防止與別的文件混淆，再按照處理的進度（進行狀況）放在不同的位置。
已經處理好的案件，就迅速地收到固定的保管處。
最適切的處理方式，會因為自己所負責的業務內容以及職場規定有所不同，而且當然也要按照自己順手的方式，來思考如何妥善安排。
不過，無論是什麼樣的職種與業務內容，一定要讓所有人能立刻知道文件和檔案夾放在哪裡，以及這些文件現在是什麼樣的狀況，這可以說是我們事務員的工作鐵則。
下一期將為大家具體說明如何有效率地將文件歸檔。
【以上內容摘自春光出版：《工作一次就做對》】 |
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