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工作一次就做對電子報:聰明歸檔的方法

工作一次就做對

聰明歸檔的技巧

◎ 製作檔案的重點

為了讓各種不同的文件能夠以容易尋找的方式，按照不同的案件、進度來整理、分類，可以配合適當的文具，以追求最好的效果。

雖然有很多不同形式的檔案夾，都可以用來裝訂文件，但是我主要使用的是「穿孔檔案夾」、「透明資料夾」和「透明文件夾」這三種檔案夾。

可以針對檔案夾的特性，以及歸檔的方式與用途，同時思考怎麼運用。
　　
A.穿孔檔案夾

有時候隔了一段日子，無論是到文具店去實際拿起現貨來試用，或是看新的文具型錄來研究，進化的程度都會令人不由自主地睜大眼睛。

穿孔檔案夾也不例外，最新型的固定環不但重量變輕，而且可以簡單地單手開關，扣上檔案夾之後會自動鎖住，不必擔心文件掉下來，變得非常方便。

不過穿孔檔案夾最大的優點，其實是可以立刻把文件插入想要放的位置。

如果是透明檔案夾，想要放文件的位置已經放入了其他的文件，就必須一張一張抽出來重放，從這一點來考量，穿孔檔案夾真的是很方便。

我認為業務說明書最適合用穿孔檔案夾來歸檔。

在交接的時候，通常是前任的人先以口頭說明部分工作內容，再根據實際狀況邊教邊做。

在這樣的情況下，通常都會一直去說明跟業務流程（本來處理事務的順序）無關的交接事項，即使特地做好了備忘錄或是說明書，之後會一直出現必須插在中間的文件。

能夠妥善解決這個問題的，就是穿孔檔案夾。

由於我這十年來，都一直是以派遣的身分上班，所以有相當豐富的「交接」業務經驗，每次都是活用穿孔檔案夾的特性，來輕鬆完成交接的任務。

交接的方法其實非常簡單。

過了幾年，當你負責的業務要交給下一任的同事時，請給他們一個空的穿孔檔案夾，然後每次有文件交接告一段落的時候，就立刻交給對方，讓對方放入新的檔案夾中。

自己的穿孔檔案夾全部清空的時候，就表示所有該交接的任務都已經完成。如果在交接的最後一天還殘留未完成交接的內容，至少也可以用口頭說明。

另外，所有檔案夾都可以活用索引貼紙，讓自己能立刻打開想找的頁面。之前已經提過很多次，提高工作效率的最大障礙，就是把時間花在找東西上。

而貼索引貼紙的要訣是讓每張貼紙錯開，不要疊在一起，如果按照不同的類別用不同的顏色，還可以讓索引貼紙更一目瞭然。

B.透明資料夾（CLEAR FILE）

透明資料夾的用途與穿孔資料夾不同，主要是存放不能打洞的文件，適合保管與整理傳送單底稿之類的文件、型錄或是資料。

我以前還在專利事務所工作的時候，必須按照申請專利案件的進度，製作每個階段的傳送單。因為文件的種類很多，所以口袋很多、能夠裝大量文件的透明資料夾就很好用。

因為專利事務所絕對不容許文件誤傳之類的失誤，所以我是按照客戶來整理出個別的檔案夾。

這不但是讓辦公桌上一次只需要放一本打開的檔案夾，目的也在於讓自己記住自己正在做關於Ａ公司的工作。

另外，像是傳送單的底稿之類的資料，如果放在透明資料夾的口袋裡，可以把已經寫好製作文件重點的備忘錄，以及圈起一定要寫明的部份的參考範例，放在口袋的最外層。

如果放的是原稿，可以在每個口袋的最下方，用黃色的螢光筆註明Orig.等記號，這樣就不會不小心把原稿給用掉。

C.透明文件夾

這應該是每個人都很熟悉的文具。雖然也經常被稱為透明資料夾，但是在這本書裡則是把它稱為透明文件夾。

我每次被派遣到不同的公司時，都會按照那個公司最合適的方式將文件歸檔。現在，是把傳送單的底稿全部放在透明文件夾中保管與整理。

那是因為，現在所使用的傳送單，不像專利事務所的傳送單那樣要按照處理的階段分類，只要一張傳送單就可以處理整個過程，所以傳送單的種類變少了。

只不過為了避免誤傳，會按照不同客戶所屬的公司來統一透明文件夾的顏色。

這樣當接受新的訂單，得把所有必要文件拿出來時，就只要從同樣顏色的透明文件夾中機械式地各取一份文件出來就可以了。

另外，因為可以用透明文件夾按照案子一份一份整理起來，最適合用來保管懸而未決（pending）的文件。

如果是用雜誌盒之類的縱向擺放，可以用硬紙板夾住透明文件夾，以防止文件順著重力沉到盒子底下去。

【以上內容摘自春光出版：《工作一次就做對》】