春光•職場勵志電子報:把「該做的事」通通寫在工作清單上吧















本期簡介 









省時5倍的架構化工作術


停止依賴你的能力、意志力、記憶力，唯有「架構化」的工作方式，才能讓你以最少的勞力得到最大的成果！


只要採用《省時5倍的架構化工作術》所介紹的「架構化」工作技巧，任何人都能夠建立一套工作上的「架構化」系統，更有效率的工作，並且減少不必要的時間和資源浪費。

本書介紹的簡易技巧，將讓你的工作順利進行、自由時間增多，包括文件、工作環境、電腦&電子郵件、頭腦、時間，全部都可以「架構化」，讓你的工作效率倍增！





省時5倍的架構化工作術 







把「該做的事」通通寫在工作清單上吧


一忙起來腦袋就不清楚？

許多上班族都會利用電腦或記事本管理工作與時間表。

不過，「寫信給某某人道謝」、「計算出差旅費」、「購買衛生紙」、「月底檢查銀行存款餘額」、「買禮物」、「換駕照」等等緊急性、重要程度較低的工作與事情，又是如何管理的呢？

讓人意外的是，對於待辦事項，很少有人會記錄到那麼瑣碎。

然而，如果把瑣碎小事條列出來的話，其實該做的事還真不少呢。

 

那些沒有寫下來的瑣事靠的就是自己的「記憶力」記住的。腦中的一角總是保留著那些還沒解決的小事。

由於腦中的某一部份經常記著某事，所以當自己突然想到「啊，有件事非辦不可」時，這一瞬間就打斷了原本的思緒。

 

這樣不僅妨礙注意力，也影響工作的表現。

利用「組織化」整理技巧整理這些瑣碎小事，把腦袋裡的東西一掃而空吧。

 

這樣不僅讓思緒變得清晰，工作效率應該也會提昇。

把「該做的事」通通寫在工作清單上吧

該怎麼做可以把腦子放空呢？

首先，請先把「該做的事」與「在意的事」通通寫出來，然後記錄在工作清單上。

工作清單就是記錄所有「任務（該做的事）」的地方。

 

除了電子郵件軟體附有這項功能之外，網路上也找得到可提供線上服務的功能。

在工作清單上寫出待辦事項後再逐一確認，並且管理這些工作的處理進度。

任何事都可以寫在工作清單上

先把所有的大小工作都列在工作清單上吧。

 

這時要注意的是「只要是有可能會忘記的事項都要寫在工作清單裡。」

從草擬事業企畫案、完成提案、與客戶約見面等重要性高、大型工作開始，一直到銀行帳本的記錄、寄信、購物、在網路上查詢事項等瑣碎小事或個人私事等，一件不漏地全都寫出來吧。

接下來再按照這份清單，從優先順序高的事情開始處理即可。

 

由於沒有任何需要掛念的事情，也不會再突然想到什麼事，所以可以集中注意力，專心做眼前的工作了。


【工作清單的好處】

■ 腦中沒有掛念的事項，思緒變得清晰順暢。

■ 不再有突然想起的情況發生。

■ 結果是可以集中注意力在眼前的工作。
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